Gestione del tempo nelle grandi aziende: suggerimenti e vantaggi

La gestione del tempo è un processo di organizzazione della pianificazione in modo tale quando si dedica a un lavoro specifico la quantità di tempo necessaria per eseguirlo in modo efficace e si controlla che questo tempo sia ottimizzato al massimo. Buone capacità di gestione del tempo non solo aiutano le persone a dedicare meno tempo a più attività, ma aiutano anche a ridurre il livello di stress. Di conseguenza, tali abilità possono facilmente portarti a una carriera di successo.

I principali vantaggi delle strategie di gestione del tempo

L’elenco dei vantaggi derivanti dall’utilizzo di strumenti di gestione del tempo nella vita personale e professionale di un individuo può includere un numero significativo di punti elenco e occupare molte pagine, quindi esploriamo i quattro principali di essi:

Abbassare il livello di stress durante la giornata lavorativa. Creare un programma per un giorno in base al tuo elenco di attività e seguirlo aiuta a tenere tutto sotto controllo, il che aiuta a ridurre il livello di ansia. In questo modo vedrai e controllerai i tuoi progressi durante il giorno e non ti preoccuperai di completare il lavoro in tempo.

Buone capacità di gestione del tempo forniscono alle persone il tempo extra che possono spendere in qualsiasi modo desiderino. Secondo le ultime ricerche, le persone che utilizzano con successo strumenti di gestione del tempo hanno un migliore equilibrio tra vita e lavoro e preferiscono dedicare il loro tempo extra ai loro hobby o alla famiglia.

La gestione del tempo aiuta le persone nel processo di definizione delle priorità e pianificazione del lavoro, il che consente di evitare di perdere tempo in alcune attività banali e aprire più opportunità. La gestione del tempo è una delle qualità principali che i manager apprezzano nei loro dipendenti.

La gestione del tempo aiuta le persone a trovare la via più efficace e breve per raggiungere l’obiettivo. Quindi tali individui ottengono sempre risultati migliori di altri.

I principali suggerimenti delle strategie di gestione del tempo

Poiché sappiamo già quali sono i principali vantaggi della gestione del tempo, esploriamo quali suggerimenti ci aiuteranno a gestire il nostro tempo nel modo più efficace:

Usa sempre il metodo SMART quando imposti gli obiettivi, soprattutto quando gestisci una grande squadra e la probabilità di malintesi è alta. Il metodo SMART implica che gli obiettivi fissati siano:

Specifica;

Misurabile;

Raggiungibile;

Pertinente;

Tempestivo.

Dare priorità ai compiti dovrebbe essere fatto in base alla loro urgenza e importanza. Ad esempio, puoi dare la priorità alle tue attività lavorative in questo modo:

In primo luogo, è necessario completare le attività urgenti e importanti;

Quindi devi decidere quando svolgere le attività che non sono urgenti, ma anche importanti;

Cerca di delegare ai tuoi subordinati i compiti urgenti, ma non importanti;

E mettere da parte per fare in seguito i compiti che non sono urgenti e non importanti.

Stabilisci le scadenze per ogni attività. Stabilire scadenze non solo aiuta ad aumentare il livello di efficacia per completare il lavoro in tempo, ma può anche mostrarti il problema che non puoi identificare senza di esso. Ad esempio, sai che devi preparare tre rapporti per l’incontro con il cliente. Ma quando conti quanto tempo hai bisogno per preparare ciascuno di questi rapporti, capisci che c’è tempo sufficiente solo per due di essi. E poiché lo capisci in anticipo, hai tempo a sufficienza per trovare qualcuno a cui delegare la preparazione della terza relazione. Ma nel caso in cui non pianifichi il tuo tempo in anticipo, non saprai nemmeno di avere un problema prima che sia troppo tardi e sarà quasi impossibile trovare qualcuno che sarà in grado di preparare il terzo rapporto in così poco tempo periodo.

Buone capacità di gestione del tempo non significano che ogni minuto del tuo orario di lavoro sia carico al massimo di compiti perché in tal caso non sarai in grado di rimanere concentrato ed efficiente per molto tempo. Ecco perché è necessario fare una pausa tra le attività per schiarirsi le idee.

Le strategie di gestione del tempo implicano un alto livello di organizzazione nelle attività a lungo termine. Significa che dovresti essere in grado di organizzarti non solo su un orizzonte giornaliero, ma dovresti essere in grado di creare un programma per il progetto che richiederà un paio di settimane o addirittura mesi.

Gli strumenti di gestione del tempo aiutano a identificare e rimuovere tutte le attività non essenziali dalla pianificazione per liberare questo tempo per attività davvero importanti.

Crea piani e orari in anticipo. Funziona in entrambi i casi, per un individuo e per una squadra di loro. Inoltre, nel processo di gestione di un grande team, è più che importante iniziare una giornata o una settimana, dipende dal tipo di progetto, con la breve riunione mattutina in cui il manager riceve dal team sul livello di completezza del lavoro, confronta i risultati con il programma, apporta modifiche al piano originale e stabilisce nuovi obiettivi e scadenze.

Una cattiva gestione del tempo porta le aziende a:

Incapacità di raggiungere gli obiettivi prefissati se ce ne sono più di uno o due;

Una notevole quantità di tempo perso durante la giornata lavorativa a causa di molte attività non essenziali;

La direzione dell’azienda perde il controllo dell’attività a causa della mancata comprensione dei passaggi successivi;

La corsa continua per mancanza di gestione del tempo porta alla scarsa qualità del lavoro perché tutto si completa nell’ultimo secondo;

E tutti i fattori sopra menzionati portano alla cattiva reputazione dell’azienda agli occhi di clienti, appaltatori e fornitori.

Come hai già capito da tutte le informazioni sopra menzionate, quanto sia cruciale la gestione del tempo per le aziende, così come per ogni individuo. Quindi prenditi il tuo tempo per saperne di più ora per liberare molto più tempo in futuro!